Tipos de ficheros: Características, Organizaciones, Ejemplos

Los ficheros, también conocidos como archivos, son datos registrados y ordenados que cuentan con una relación lógica entre ellos. Estos se almacenan en un soporte de información para su fácil acceso y uso cuando lo necesites, con la opción de elegir entre formatos digitales y físicos.

Actualmente, cuentas con varios tipos de ficheros entre los cuales elegir, a la hora de organizar información específica de manera práctica y sencilla.

Es importante conocer cada uno para saber su utilidad y emplearlos de la forma correcta para aprovechar sus beneficios al máximo, evitando equivocaciones que dificulten el trabajo de investigación.

Es esencial que los ficheros cuenten con un mínimo de organización y estructuración, para que sean capaces de cumplir con mostrar la información de manera ordenada.

Por tal motivo, debes seguir las normativas establecidas para la realización de cada tipo de fichero. De esta forma cualquier consulta que realices, se hará de forma cómoda y efectiva.

¿Para qué sirven los tipos de ficheros?

Al momento de hablar de los tipos de ficheros, se debe mencionar que estas herramientas son capaces de almacenar y ordenar todo tipo de información que se deba consultar en distintas ocasiones.

La información tiene que ser de relevancia para ti o tu empresa, de esta manera puedes atender diferentes tareas de manera precisa y rápida, gracias a que cuentas con un espacio donde tienes todas las notas, documentación y pautas organizadas, sobre los trabajos investigativos.

La gestión y el uso de la información almacenada, ya sea en formato físico o virtual, se optimiza con el uso de los ficheros, en cualquiera de sus tipos, por lo que es importante que los implementes a la hora de consultar diversas fuentes de investigación, documentarte con una gran cantidad de información, o utilizar un alto volumen de datos en la empresa.

De igual manera, estos ficheros deben ser fáciles de localizar y tratar, según cada caso que lo requiera.

¿Cómo se clasifica un fichero?

Los tipos de ficheros se clasifican de acuerdo a la función que cumplan, y al modo de organizarlo. La clasificación de los ficheros se realiza al momento de almacenarlos, dado que no todos cuentan con un mismo espacio de guardado.

En el formato físico, los ficheros se almacenan principalmente en casilleros, cajas, archivos, o en bibliotecas. Mientras que en el formato digital, estos se almacenan en servidores, discos duros o en la “nube”, con el fin de proteger la información a futuro.

La clasificación de los ficheros te ayuda a comprender cuál es el uso correcto en cada caso, de esta manera la información la puedes organizar de acuerdo a la opción que mejor te convenga.

En la clasificación de los ficheros también se pueden mencionar de acuerdo a la función y el uso, como los activos, semiactivos, o permanentes. Por su organización, se clasifican en ficheros centralizados y descentralizados.

Ficheros automatizados

Los ficheros automatizados son los estructurados y organizados de manera automática.

Para esto, puedes usar programas, soportes y hasta equipos digitales para tener la información investigada bien organizada de forma práctica y sencilla, sin dedicarle mucho tiempo.

Por lo general, son ficheros que registran información más personal que profesional, como tus creencias religiosas, ideologías, aspectos de la salud o los orígenes familiares, por ejemplo.

Se trata de información muy amplia y variada, que es mejor tener bien organizada en el formato digital.

Ficheros no automatizados o manuales

Por su parte, los ficheros no automatizados o manuales son los que registran y almacenan la información obtenida de la investigación de manera manual. Son documentos que guardan información específica y estructurada, según varios criterios.

Se usan para guardar datos específicos de personas físicas, ya sea de manera centralizada, descentralizada, funcional, y geográfica. Requieren de tu participación para su elaboración, dado que los datos se ingresan o buscan de manera manual.

Estos ficheros también se pueden clasificar, dependiendo del tipo de información personal que quieras almacenar y manejar.

Ficheros mixtos

Por último, se encuentran los ficheros mixtos, como su nombre indica, estos ficheros son parcialmente automatizados y manuales. Son ficheros que combinan un acceso informatizado de los datos, y un almacenamiento de información en soportes no informáticos.

Combinando los dos tipos de soportes, tanto informático como en papel, estos ficheros son perfectos a nivel empresarial.

Además, la localización de los datos no informatizados se puede realizar mediante programación, agilizando el proceso de búsqueda, y recuperación manual de la información.

¿Cómo se componen las fichas de un fichero?

Aparte de la clasificación que tienen los tipos de ficheros, las fichas creadas lo hacen tomando en cuenta varios criterios relevantes, de acuerdo con la información que quieras registrar en ellos.

A la hora de elaborar los ficheros, debes seguir las pautas que hay para cada tipo de fichas. La manera en que registran y presentan la información es diferente entre ellas, por lo que su estructura no es la misma, aunque la finalidad sea la misma.

Las fichas electrónicas son las creadas para los medios digitales, y siguen una estructura igual a las bibliográficas. Por su parte, las fichas catalográficas son las utilizadas para archivar datos en las bibliotecas.

Las fichas hemerográficas se usan con información que se obtiene de revistas o periódicos principalmente, y se registran con encabezados. Las fichas bibliográficas se usan a nivel investigativo, recopilando información de distintas fuentes, de manera precisa y exacta, extraídas de libros, y documentos muy importantes.

Por último, están las fichas resumen o fichas escolares, donde se toman ideas relevantes sobre los temas investigadores para que su estudio sea más práctico.

¿Cuáles son los ficheros de sistema y de Configuración de dos?

Los ficheros de sistema cuentan con textos modificables, y trabajan con diferentes formatos, los cuales son soportados por una gran variedad de lectores. La información, los datos y los criterios que contienen, son específicos para ejecutar diferentes acciones determinadas.

Estos ficheros de sistema son ejecutados cuando se enciende el ordenador, siempre que exista una configuración previa que inicie sus funciones. Entre los ficheros más comunes que puedes encontrar están los SYS, AUTOEXEC, CONFIG, COMMAND COM, y BAT.

El objetivo principal de los ficheros SYS es definir la configuración del sistema del ordenador.

Las órdenes que contiene no pueden ser ejecutadas en la línea de órdenes del DOS, y sigue la estructura del nombre de la orden, el signo igual “=”, y los valores de la orden. Estos ficheros de sistema también se encuentran en configuración de dos.

Son ejecutados por medio comandos y distintos hardware, como el ratón o el teclado del ordenador, por ejemplo.

Tipos de ficheros por terminación

Existen diversos tipos de ficheros que cuentan con una terminación diferente, la cual está relacionada con el tipo de archivo que sean. Las extensiones o terminaciones de los ficheros, están compuestas por dos estructuras.

Algunos pueden variar en más cosas que otros, contando con más o menos caracteres en las funciones que permiten su identificación.

Los ficheros o archivos se deben ejecutar mediante programas, estos cuentan con las características necesarias para su correcta acción, permitiendo acceder al tipo de contenido que ofrecen los ficheros.

Hay ficheros que pueden abrirse mediante programas sencillos y genéricos que puedes encontrar en cualquier parte, como los MP3 o AVI, para reproducir música o vídeo, respectivamente.

Sin embargo, hay ficheros que requieren de programas específicos para su correcta ejecución, de lo contrario la información contenida en ellos no se muestra adecuadamente.

Tipos

Existen dos tipos de ficheros, estos a su vez se subdividen en varias categorías, y cuenta con funciones, y usos distintos. Los ficheros físicos se encargan de almacenar información que se usa principalmente en las instituciones educativas, empresas, y bibliotecas.

Por su parte, los ficheros digitales cuentan con información que se archiva dentro de un sistema operativo digital. La información de estos últimos ficheros permite la personalización y se almacena en una base de datos, o en una nube virtual.

Dependiendo de los tipos de ficheros, estos cuentan con un formato diferente a la hora de registrar y almacenar la información.

Ficheros físicos

Entre los ficheros físicos, se encuentra el alfabeto, utilizado para las actividades con los niños, ya que permite organizar el abecedario de forma adecuada para su aprendizaje. Los ficheros bibliográficos se usan en trabajos investigativos, como en tesis o monografías, permitiendo ordenar con facilidad las fuentes consultadas.

Mientras que los ficheros cronológicos, permiten ordenar y estructurar la información de acuerdo a su antigüedad y fecha. Los ficheros de materia contienen datos específicos sobre un tema en especial, se usan mayormente en hemerotecas y en bibliotecas.

Por último, están los ficheros mixtos, los cuales combinan desde las fechas, categorías y alfabetos en un mismo documento.

Ficheros Digitales

En los ficheros digitales cuentan con varios tipos, como los de texto, desde Word a TXT, los cuales puedes abrir en procesadores de texto.

Los ficheros de audio, como el MP3, AU o WAV, permiten reproducir diferentes sonidos en distintos dispositivos. Los ficheros de imagen, como el raster o vectorial, permiten la visualización de contenido visual.

Los ficheros de vídeo ejecutan archivos que reproducen contenido multimedia, como MP4, MOV o AVI.

Por su parte, los ficheros ejecutables cuentan con información comprimida que se puede abrir desde el ordenador mediante diferentes programas. Entre las extensiones más conocidas están ZIP, EXE, o JAVA.

Descripción y clasificación de tipos de ficheros

Hay una gran variedad de tipos de ficheros en los que puedes registrar y almacenar la información que necesites, ya sea en texto, audio, o vídeo. Conocer la descripción de cada tipo de archivo te permite comprender su utilidad, y saber a cómo usarlo en tus distintas tareas personales y laborales.

Mientras que una buena clasificación de los archivos, dependiendo del uso final, te permitirá un mejor uso a la hora de organizar la información que deseas consultar en un momento específico.

Tipos de archivos imágenes

Los archivos de imágenes se clasifican en dos formatos principales: los mapas de bits y las imágenes vectoriales. Los formatos gráficos para los mapas de bits se generan de manera rápida, y funcionan en diversos programas.

Las imágenes en este formato se pueden escanear y digitalizar con más facilidad como mapas de bits, incluso editarlas mediante programas específicos.

Entre los formatos más populares está el JPG, PNG, GIF, PSD, o BMP, los cuales pueden ser usados en distintas ocasiones, como al echar una foto, o en el diseño web, por ejemplo.

Tipos de archivos informáticos

Los programas informáticos están compuestos de archivos, los cuales se identifican en dos partes. La primera parte contiene el nombre, y la segunda el sufijo que indica el tipo de archivo.

Hay varios tipos de extensiones que debes conocer para saber qué programa es el adecuado para su ejecución, ya que cada extensión atribuye propiedades específicas, y diferencia a los archivos.

Entre las extensiones de archivos de informática se encuentran las de documentos, audios, vídeos, fotos, del sistema de Windows, de archivos comprimidos, de Internet, y de imágenes para CD y DVD.

Tipos de archivos administrativos

En el sector administrativo, cuentas con cuatro tipos de archivos administrativos diferentes, dependiendo de las funciones específicas que cumple cada uno.

Los archivos son de oficina o de gestión, los centrales, intermedios, y los históricos. Cada uno de estos archivos forma parte de la etapa de vida de los documentos que se utilizan a nivel administrativo.

Los documentos que llegan a estos archivos, cuentan con un tiempo de permanencia hasta pasar para la siguiente etapa.

Al finalizar todas las etapas, los documentos son eliminados.

Tipos de archivos audio

Son archivos que varían, dependiendo de donde los descargues, ya sea de internet, WhatsApp, o los grabados por micrófono, por ejemplo. De acuerdo con el formato de comprensión usado, estos archivos contarán con extensiones específicas.

Hay formatos de archivos de audio que ofrecen una mayor calidad y fidelidad en el sonido, como el MP3, WAV, o AIFF, con los cuales disfrutas mejor del sonido que deseas escuchar.

Otros formatos comunes son el WMV, ALAC, FLAC, M3U, o AAC, los cuales tienen usos distintos.

Tipos de archivos de oficina

En la oficina es posible contar con archivos diferentes, los que proceden de distintos departamentos, y los que utiliza cada persona. Estos archivos pueden ser semiactivos, los cuales dejan de estar vigentes por ser usados, pero que no se destruyen.

O bien, los archivos inactivos, los cuales se almacenan por perder su vigencia, pero que cuentan con valor histórico o documental, para la empresa.

Tipos de archivos documentales

Los tipos de archivos documentales que puedes encontrar destacan las cartas, las cartas circulares, las convocatorias, las invitaciones, los memorandos, los informes, o las transcripciones de acuerdos.

Cada uno de estos documentos se utiliza para informar sobre situaciones específicas que pueden interesar a las partes involucradas.

Tipos de archivos digitales

Los archivos digitales son los registrados en un soporte informático, conformado por un conjunto de bits que conforman la totalidad de la información, creando un sentido lógico de la misma.

La presentación de la información dependerá del soporte a usar, ya sea de lectura, medios, interacción, o accesibilidad. Entre ellos se encuentran los archivos de vídeo, audio, de texto, binarios o de imagen, por ejemplo.

También se pueden mencionar los archivos de disco, los de datos y los de lectura “Modo solo lectura”.